Quando un’impresa allestisce una nuova sede, la discussione si concentra sulle scelte visibili: quante postazioni, che tipo di sale riunioni, quali finiture. La decisione che poi si legge in bilancio arriva più tardi, e di solito con molta meno attenzione di quanta ne meriti: se quegli arredi vanno acquistati, presi in leasing o noleggiati. La stessa scrivania, a seconda della formula, finisce tra le immobilizzazioni o tra i costi dell’esercizio.
Due strade contabili per lo stesso ufficio
Con l’acquisto diretto l’arredo diventa un bene dell’impresa: entra nello stato patrimoniale come immobilizzazione materiale e rilascia il proprio costo su più esercizi attraverso l’ammortamento. L’uscita di cassa è immediata, il costo fiscale arriva a rate.
Nel noleggio operativo il bene resta di proprietà della società noleggiatrice e l’impresa ne paga l’utilizzo con un canone periodico, che transita per il conto economico. Non c’è nessun cespite da iscrivere e nessun piano di ammortamento da gestire, e alla scadenza il problema di cosa farne dei mobili non ricade sull’azienda. Il leasing sta a metà strada: chiede un impegno iniziale e lascia aperta la strada del riscatto.
Dove si vede la differenza: liquidità e istruttoria
Per un’impresa che sta crescendo, o che sposta la sede mentre continua a lavorare, il numero che conta raramente è il costo totale. È il momento in cui quel costo si presenta.
Comprare l’arredo di un piano intero vuol dire immobilizzare in una volta sola una somma che poteva servire al magazzino o a coprire le scadenze fiscali. Il canone spalma la stessa spesa su un periodo definito e la rende una voce prevedibile del budget, alla pari dell’affitto.
C’è poi un effetto meno visibile, che si sente nei rapporti con le banche. Un’azienda che arriva in istruttoria con la liquidità intatta racconta qualcosa di diverso rispetto a una che ha appena svuotato il conto per arredare gli uffici, anche quando il valore dell’operazione è lo stesso.
La domanda si presenta quasi sempre in due situazioni. La prima è l’azienda che apre una sede nuova e deve arredarla tutta in una volta, proprio mentre sta pagando il deposito cauzionale e le opere edili. La seconda è l’impresa che prende un piano in locazione per tre o quattro anni con un contratto che forse non rinnoverà: comprare arredi per uno spazio che non sarà più suo è una scelta che regge poco, e non tutte le aziende ci pensano prima di firmare.
Chi propone alle imprese il noleggio dei mobili per ufficio lavora di norma su dilazioni comprese tra 24 e 60 mesi, senza investimento iniziale nel caso del noleggio e con un anticipo del 10 per cento nel caso del leasing. Il contratto si può in genere estinguere in anticipo versando le rate residue, e questo è un margine di manovra che l’acquisto, una volta fatto, non restituisce.
Il canone sul piano fiscale
Un bene acquistato non si deduce nell’anno in cui lo si paga. Si deduce per quote, seguendo i coefficienti della tabella ministeriale allegata al decreto del 31 dicembre 1988, che alla voce “mobili e macchine ordinarie d’ufficio” indica il 12 per cento annuo. Una fornitura saldata oggi continua quindi a incidere sul reddito imponibile per diversi esercizi.
Il canone di noleggio è invece un costo dell’esercizio in cui matura, e concorre alla formazione del reddito di quel periodo. Le condizioni concrete di deducibilità cambiano però secondo il tipo di bene, l’uso strumentale e la forma contrattuale: la verifica con il proprio consulente va fatta prima di impostare l’operazione, non a bilancio chiuso.
Come si istruisce la pratica
La documentazione minima è quella che una società strutturata ha già in cartella: visura camerale, carta d’identità e codice fiscale di chi firma, ultimo bilancio d’esercizio. Il contratto viene stipulato direttamente tra la società noleggiatrice e l’azienda cliente, senza passaggi intermedi.
Un limite va messo in conto. Su un contratto lungo la somma dei canoni può superare il prezzo che l’impresa avrebbe pagato comprando: è il costo della flessibilità, e chi ragiona solo sul totale versato farà bene a fare due conti prima di firmare. Il calcolo cambia però se si guarda l’altra faccia della cosa, cioè che la proprietà dei beni non passa all’azienda e con essa non passa il rischio del loro deperimento. Su cinque anni, in un mercato dove il modo di usare gli uffici cambia più in fretta di quanto duri una scrivania, per diverse imprese è il vero motivo della scelta.
Indice dei Contenuti